脱・Excel、リアルタイム原価管理で「攻めの経営」へ

株式会社英建塗装工業は、岡山県岡山市で外装塗装を手がける6〜10名の職人集団です。外注や営業事務と連携しながら、毎年多くの現場を抱える中で、Excelの限界に直面していました。

導入から間もなく、この会社に劇的な変化が起きました。工事の採算状況がリアルタイムで全員に共有され、経営者・営業・事務・現場責任者が一つのデータから同じ判断ができるようになったのです。経営の透明化は、さらに大きな『文化の変革』を生み出しました。

▌会社概要

▌この事例のポイント

• 工事原価をリアルタイムで把握 ― 採算状況が工事中に分かるように
• 見積もり承認が外出先で完結 ― 営業資料作成から提出までスピード化
• 全社員が『採算』を意識する文化へ ― データで語り、次の一手を考える組織へ

▌紙とExcelが支配する現場の、二つの課題

導入前、株式会社英建塗装工業では、営業が受注した案件情報を紙で営業事務に渡し、その紙が工事責任者へ、現場で費用が記入されて事務に戻る――という流れで情報が部門間を行き来していました。最初の受注から工事完了まで、一つの情報が何度も何度も人の手を経由し、人と紙を行き来するため、二重入力の手間が発生し、人為的なミスの温床となっていました。

しかし、アナログな情報管理の問題は、それだけではありませんでした。最も深刻だったのは、工事採算の状況が工事責任者にしか分からないということでした。工事期間中に費用が想定を上回っているのか、許容範囲なのかといった重要な経営情報が、経営層や営業、事務といった他部門にリアルタイムで共有されることはなく、結果として『工事が終わってから赤字だと判明する』という事態さえ起こっていたのです。

▌導入前と導入後で、こう変わった

▌導入前の課題：紙とExcelの非効率から抜け出すために

Q. 導入前はどのような情報の流れになっていたのですか？

吉田様「営業が受注した案件情報を紙で営業事務に渡し、営業事務はそれを工事責任者に渡す。工事責任者は現場でかかった費用をその紙に記入し、また事務に戻す…。このように、一つの情報が人と紙を行き来するフローだったので、二重入力の手間や人的なミスが起きやすい状況でした。」

Q. 最も深刻だった課題は何だったのでしょうか？

吉田様「工事が終わってから『実は赤字だった』と判明することも。これでは結果論でしか話ができず、問題が起きても途中で対策を打つことができませんでした。この状況を打破し、全社で一元的に情報を管理できるシステムを探していました。」

▌導入後の効果：リアルタイムな情報が、経営判断と業務スピードを変える

Q. 導入後、最も大きな変化は何でしたか？

吉田様「以前は工事責任者に聞かなければ分からなかった現場の費用状況が、今ではコンクルーAIを見れば一目瞭然です。経営者も事務員も、全員がタイムリーに情報を追えるようになりました。『この現場、少し費用がかかりすぎているから、やり方を変えよう』といった作戦の立て直しが工事の途中でできるようになったのは、非常に大きな進歩です。」

Q. 営業現場ではどのような変化がありましたか？

吉田様「以前は、作成した見積もりを確認してもらうために、一度会社に戻る必要がありました。今では、外出先からでもネットさえ繋がればすぐに確認・承認依頼ができるので、お客様への見積もり提出が格段に早くなりました。また、部署間の紙のやり取りも大幅に減り、ペーパーレス化にも繋がっています。」

Q. 会社全体にはどんな影響をもたらしましたか？

導入による最も重要な成果は、単なる業務効率化ではなく、会社全体の『文化の変革』でした。採算という数字がすべての社員に見える化されたことで、営業も現場責任者も事務員も、『この現場をどうすればもっと利益を出せるか』と主体的に考えるきっかけが生まれたのです。データを基準に判断し、皆で次の一手を考える――そうした経営スタイルが定着したことが、当社にとって最大の資産になりました。

▌導入の決め手：なぜコンクルーAIなのか

Q. コンクルーAIを導入する決定のポイントは何でしたか？

会社全体で『採算』という共通言語を持つために、リアルタイムで情報が共有できるシステムが不可欠でした。クラウド型の情報基盤を備えたコンクルーAIは、外出先からの承認、工事現場からのデータ登録を可能にし、全社が同じ採算情報に基づいて判断を下せる体制を実現できたのです。

▌英建塗装工業様が使っている主な機能

▌同じ課題なら、まずは試してみませんか

もし貴社が以下のような課題に直面しているなら、英建塗装工業の事例は参考になるはずです。現場の情報が一元管理されず、経営判断に遅れが生じている。営業資料の作成・承認に時間がかかり、顧客対応に余裕がない。部門間の情報共有が紙やメールに頼っており、ミスや二重入力が常態化している。

• Excelやスプレッドシートで複数部門が情報を分散管理している
• 工事や案件の採算状況が、リアルタイムで経営層に共有されていない
• 営業が外出先で承認を得るために、わざわざ会社に戻る必要がある
• 紙ベースの情報共有で、ミスや重複業務が絶えない

こうした課題を一つシステムで解決した事例として、英建塗装工業の導入ストーリーは参考になるでしょう。

▌まとめ：経営の透明化が、会社を強くする

コンクルーAIの導入が英建塗装工業にもたらしたのは、業務効率化だけではありません。採算という『共通言語』を全社員が手にしたことで、営業も現場責任者も経営者も、同じデータに基づいて『次の一手』を考える組織文化が芽生えたのです。工事の途中で対策を打つことができるようになり、経営判断のスピードが劇的に変わりました。

小規模の塗装工事店だからこそ、全社員が採算を意識し、一丸となって利益を追求する文化は最大の競争力になります。データを見て皆で考える。この情報基盤こそが、会社の未来を支える資産となっているのです。

▌コンクルーAIを、無料で試してみませんか

英建塗装工業様が直面していた『採算が工事責任者にしか分からない』『部門間の情報共有が遅い』という課題は、小規模な建設・製造業であれば珍しくありません。Excelや紙ベースの管理では、全社で同じ採算情報を持つことは困難です。コンクルーAIなら、現場から経営層まで、誰もがリアルタイムで採算状況を把握でき、工事の途中からでも対策を立て直すことができます。

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