属人化を防ぎ、業務のバトンタッチが自然に回る仕組みへ

福岡県北九州市で外装塗装業を営む有限会社宮野建装。顧客数の増加に伴い、複数のシステムで顧客管理と案件管理を分割して運用してきました。両者の連携がうまくいかず、毎日の業務が非効率に。その課題を、業務一元管理システム「コンクルーAI」で解決した事例です。

導入後は、営業から現場管理、請求・経理へと続く一連の業務フローが可視化され、バトンタッチが自然に発生するように。一人の担当者に業務が集中することなく、チーム全体で案件進捗を共有できる体制が整いました。

▌ 会社概要

▌ この事例のポイント

• 二重入力を廃止 ― 同じ情報をシステム間で繰り返し登録する手間がゼロに
• 誰の手にあるかが一目瞭然 ― ステータス共有で、営業から現場、経理への業務バトンタッチがスムーズに
• 対応漏れを未然に防止 ― 初期段階の案件を毎日確認し、顧客の待機リスクを回避

▌ 複数システムの切り替わりが、営業と現場の連携を阻んでいた

外装塗装業は案件数が多く、顧客との最初の接触から見積作成、工事の実行、請求に至るまで、さまざまな段階を経ます。宮野建装では、顧客管理と見積作成、原価管理を担うシステムと、工事案件ごとの進捗や現場管理を行うシステムが、完全に分かれていました。

営業が新規案件を獲得して顧客管理システムに登録し、見積を作成した後、その案件が現場管理システムに移ると、また同じ情報を入力し直す必要がありました。最新の情報がどちらのシステムにあるのか、担当者の間でも曖昧になることが増えていきます。業務が増えるほど、その煩雑さは加速していく——。そんな実感から、根本的に業務を一本化できる仕組みが必要だと判断されました。

▌ 導入前と導入後で、こう変わった

▌ 導入前の課題：顧客管理と案件管理の分断

導入前、宮野様が痛感していたのは、同じ情報を二つのシステムに二度入力する手間や、どちらが最新情報か分からなくなる混乱でした。案件単位で状況を把握するのに時間がかかり、営業・現場・経理の切り替わりも曖昧。気づけば一人の担当者が全工程を抱え込んでしまうこともありました。

宮野様「システムは揃っているのに、楽になっていない」——当時の状況を、宮野様はこう振り返ります。案件が増えるほど、管理はむしろ苦しくなっていきました。

▌ 導入後の効果：役割分担が可視化され、バトンタッチがスムーズに

コンクルーAIで顧客管理と案件管理を一本化したことで、まず二重入力の手間がなくなりました。導入直後から『思っていたより楽になった』という手応えがあったといいます。

最も効果を感じているのが、案件ごとのステータス共有です。案件が今どのフェーズにあり、誰が対応しているのかが社内全体で一目で分かるようになりました。これにより、営業から現場管理へ、現場管理から請求・経理へという業務のバトンタッチが自然に発生します。確認しなくても進む状態が生まれ、一人に業務が集中しない体制が整いました。

日常的に活用しているのが、依頼受付など初期ステータスの確認です。毎日チェックすることで、対応が滞っている案件はないか、お客様を待たせていないかを即座に把握でき、対応漏れというリスクを未然に防げるようになりました。

▌ 導入の決め手：シンプルさとコストの明快さ

導入の決め手は、操作のシンプルさと画面の分かりやすさ、そしてコスト体系の明快さでした。大企業向けの複雑なシステムではなく、案件数が多い中小規模の会社にちょうどいい設計だと、宮野様は評価しています。余計な機能に煩わされず、必要な業務に集中できる——それが、無理なく使い続けられる理由になっています。

▌ 宮野建装様が使っている主な機能

▌ 案件の進捗管理が属人的になっていませんか

複数のシステムやスプレッドシートを並列で運用していると、いま誰が何をしているのかが把握しきれず、情報が一箇所に集約されにくくなります。結果として、特定の人物に業務が集中し、その人が休んだときに業務が止まるリスクが高まります。

• 営業が成約した案件を、現場チームが把握していない
• 工事が完了したのに、請求処理がまだ着手されていない
• 顧客からの変更依頼が、営業から現場に伝わっていない
• 進捗状況を確認するのに、複数の担当者に連絡を取る必要がある

こうした課題に当てはまるなら、業務の一元管理を検討する時期かもしれません。

▌ まとめ：中小規模の建装企業こそ、一元管理が活きる

宮野建装の事例から見えるのは、システムの数ではなく、情報がどこにあるかが業務効率を左右するということです。シンプルに一つの軸で全工程を管理できれば、営業から現場、経理まで、各部門が自然に連携できます。

従業員が限られた中小企業ほど、個人の能力に頼るのではなく、仕組みで業務を回すことが重要です。案件数が多い建装企業こそ、こうした一元管理の恩恵をダイレクトに受けられる業種といえるでしょう。

▌ コンクルーAIを、無料で試してみませんか

宮野建装様が抱えていた、顧客情報と案件情報が分断されたままの運用は、多くの中小建装企業に共通する課題です。分断されたままでは、営業から現場、経理への引き継ぎが遅れ、対応漏れが増え、個人の負担が増していきます。コンクルーAIは、こうした課題を根本から解決し、全部門が同じ情報源を参照できる環境を実現します。

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