「事務作業の効率化」と「現場と事務の情報格差の解消」を同時に実現できました

神奈川県鎌倉市のリフォーム会社、株式会社ラウレア建築工房。従業員1～3名の小規模チームで、地域に根ざした建築改修を手がけています。導入前は、紙・Excel・Googleドライブの三つのツールを並行運用し、見積作成だけで1案件あたり4～6時間を費やすなど、事務作業の非効率が経営課題でした。

コンクルーAIの導入により、見積作成時間は6時間から2時間以内に短縮。現場職人もスマホから案件情報へ即座にアクセスでき、情報の一元化による属人性の低下と業務負担の大幅な軽減を実現しました。

▌ 会社概要

▌ この事例のポイント

• 見積作成時間を6時間から2時間以内に短縮 ― AI-OCRで手書き資料を一瞬で自動入力
• 情報管理の一本化で現場のドライブ利用が激減 ― スマホアプリで写真・資料に即アクセス
• 属人依存が消滅、事務・職人・経営全層で情報が見える文化へ ― 聞く・探す手間がなくなった

▌ 情報がバラバラな現場、その先にある非効率の連鎖

ラウレア建築工房は、小規模組織ならではの情報管理の課題を抱えていました。案件ごとの写真や資料はGoogleドライブで共有されていましたが、フォルダ構成が複雑で、案件ごとの整理がなされていない状態。欲しい写真や図面を探し出すのに時間がかかり、その上LINE WORKSも並行運用しており、新入社員や現場職人にとっては『聞くのが一番早い』という属人依存を助長していました。

見積作成のプロセスも同様の非効率を抱えていました。社長が手書きで見積書を記入し、それを事務が Excelに転記。さらに帳票出力用の別システムに再入力するという三重入力が常態化。1案件で4～6時間、月に数件でも数十時間が費やされていました。この流れの中で転記ミスや数字のずれも起こりやすく、修正と確認に神経を要する状況が続いていたのです。

▌ 導入前と導入後で、こう変わった

▌ 導入前の課題：見積作成の三重入力と情報の分散

Q. 導入前、最も時間がかかっていた業務は？

阿部様「手書きの見積書をスマホで撮影すれば、数秒で8～9割が自動入力され、手作業の修正は数カ所のみ。これにより、最長6時間かかっていた作業が4時間削減され、2時間以内に完了するようになりました。」

Q. それ以外に感じていた課題は？

阿部様『情報はあるけれど"見つけられない・探せない・届かない"という状況だった』という言葉に、運用の課題が凝縮されています。現場の写真や資料はGoogleドライブで共有されていても、フォルダ構成が複雑で、案件ごとの整理がなされていない状態。新入社員や現場職人にとっては、情報を探すこと自体がハードルになっていました。

▌ 導入後の効果：AI-OCRが見積書を一瞬で自動化、スマホが情報拠点に

Q. 具体的には、どのような変化が起きたのか？

最大の変化は、AI-OCRを使った見積作成時間の大幅短縮です。手書きの見積書をスマホで撮影すれば、数秒で8～9割が自動入力され、修正は数カ所のみ。最長6時間かかっていた作業が4時間削減され、2時間以内に完了するようになりました。また、職人や新入社員もスマホから案件名を選ぶだけで、写真や資料に即アクセスできるようになり、現場の定着度も進んでいるとのことです。

Q. 導入を決めた理由は、AI-OCRの精度だけではない？

阿部様「私が最も重視したのは、現場でも見やすく、スマホアプリで簡単に操作できるかどうか。他社製品ではパソコン中心の設計が多く、現場慣れした社長や職人には使いづらいと判断しました」。その点、コンクルーAIはスマホでも案件ごとの写真・書類を一覧で確認できる設計がされており、『現場目線のUI』であることが大きな安心材料となりました。

▌ 導入の決め手：営業対応と導入後のサポート

Q. 最後の一押しは？

阿部様「営業さんが熱意を持って説明してくれたことも、導入の大きな決め手になりました」。導入後もサポート体制は非常に丁寧で、LINEでの問い合わせにもすぐ返答があり、『導入して終わりではない安心感がある』と高く評価されています。

▌ ラウレア建築工房様が使っている主な機能

▌ 情報が見える組織へ。属人性を手放す第一歩

ラウレア建築工房の事例は、小規模チームが直面する課題を象徴しています。紙・Excel・ドライブの三重作業、情報が分散して見つけられない、新人に聞くことが頼りになる——これらは、成長段階の組織が必ず経験する痛みです。しかし導入後、職人・事務・経営のすべての層で『情報が見える』ことの価値が浸透し、誰かに聞かずとも、自分で確認できる文化が根づいてきました。

こんな課題があれば、検討を始める価値があります：

• 見積・提案書の作成に数時間を費やしている
• 現場の写真や資料が複数のツールに散在し、探すのに時間がかかる
• 新入社員や現場職人の情報確認が属人依存になっている
• 転記ミスや数字のずれが発生しやすい

▌ まとめ：小規模チームこそ、効率化で次のステップへ

ラウレア建築工房はコンクルーAIの導入により、見積作成時間を大幅に短縮し、情報管理を一元化することで、事務負担を削減しました。重要なのは、単なる時間短縮ではなく、削減した時間を新しい提案や顧客対応に充てられるようになったこと。また、現場職人も情報にアクセスしやすくなり、事務と現場の距離が縮まったのです。

『導入の目的は使ってもらうこと』と語る阿部様の姿勢が、社内の変化を後押ししています。小規模チームだからこそ、ツール導入による効率化は、組織の文化を変える力を持っています。次のステップへ進む際に、コンクルーAIのような伴走できるパートナーを選ぶことが、組織の成長を加速させるのです。

▌ コンクルーAIを、無料で試してみませんか

ラウレア建築工房様が直面していた課題——紙・Excel・ドライブの三重作業と、情報の分散——は、小規模な建築・リフォーム会社、設計事務所、工務店が共通で抱える悩みです。コンクルーAIのAI-OCRとファイル・写真管理機能なら、見積作成の自動化と情報管理の一元化を同時に実現できます。まずは無料トライアルで、現場とオフィスの効率化がどこまで進むかを体験してみてください。

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