決算変更届の書き方｜建設業の4か月ルールと必要書類・自分で出す手順

決算変更届とは——建設業許可業者が毎年出す「決算の報告」

決算変更届は、正式には建設業法第11条にもとづく届出のひとつです。建設業許可を受けた事業者は、毎事業年度が終わった時点の工事経歴書や工事施工金額、財務諸表などの書類を、事業年度が終わってから4か月以内に、許可を受けた国土交通大臣または都道府県知事に提出しなければならないと定められています（出典：建設業法第11条）。

3月決算の会社であれば7月31日まで、12月決算であれば4月30日までが提出期限の目安です（出典：佐賀県「決算変更届の提出について」）。提出先は、都道府県知事許可の会社は営業所を管轄する都道府県、国土交通大臣許可の会社は本店所在地を管轄する地方整備局などになります（出典：国土交通省「許可後の手続き」）。

まず紛らわしいのが呼び方です。「決算変更届」という通称のほかに、「事業年度終了届」「決算報告」「事業年度終了報告」など、都道府県によって呼び方が違います。どれも指している中身は同じで、毎年の決算にあわせて提出する届出のことだと考えて差し支えありません。

提出しないとどうなる——更新も業種追加もできなくなる

「今期は忙しいから、次の更新のときにまとめて出そう」と考える社長がいますが、これは避けたほうがいい判断です。

もっとも実害が大きいのは、許可の更新ができなくなることです。佐賀県の案内では、決算変更届が未提出のままだと、更新申請の際に「直前の過去5年間、許可を受けて継続して営業した実績を有する者」と認められず、更新申請そのものを受け付けてもらえなくなるとされています（出典：佐賀県「決算変更届の提出について」）。更新だけでなく、新しい業種を追加する申請でも、それまでの決算変更届が出そろっていることが前提になっているのが実務上の扱いです。許可が切れれば、公共工事はもちろん、元請から次の契約を切られる理由にもなりかねません。

建設業法には罰則の規定もあります。佐賀県の案内では、決算変更届を提出しなかったり虚偽の記載をして提出したりした場合、罰則の適用（建設業法第50条第1項第2号）があるほか、指導に応じないまま放置すると指示処分などの監督処分（同法第28条第1項）の対象にもなるとされています（出典：佐賀県「決算変更届の提出について」）。実務上は、いきなり刑事罰という話になるより先に、行政からの指導や更新拒否という形で効いてくるのが実態です。

なお、経営事項審査（経審）を受けて公共工事の入札に参加する会社にとっては、決算変更届の内容がそのまま審査の土台になります。経審を受けない会社は次の章の基本的な書き方で十分ですが、経審を受ける会社は工事経歴書の記載順序など細かいルールが追加されるので、自社が申請する都道府県の経審の手引きもあわせて確認してください。

必要書類一覧——知事許可・株式会社の基本セット

必要書類は都道府県ごとに表紙の様式番号などが違いますが、中身の骨格はどこでも共通しています。大阪府が公開している一覧を例に、株式会社・知事許可のケースで見てみます（出典：大阪府 決算変更届 様式ダウンロードページ）。

個人事業主の場合は、財務諸表が貸借対照表・損益計算書（省令様式第18号・第19号）に変わり、納税証明書の代わりに所得税の確定申告書の写しや個人事業税の納税証明書を使えるケースがあります（出典：大阪府 決算変更届 様式ダウンロードページ）。大臣許可の会社は、知事許可とは別の様式・提出先になる点もあわせて押さえておいてください。

様式そのものは、東京都や大阪府などほとんどの都道府県が公式サイトでダウンロードできるようにしています（出典：東京都都市整備局 建設業許可 手引・申請書類等）。提出部数や窓口・郵送・電子申請の可否も都道府県ごとに違うので、様式と一緒に手引きも忘れずにダウンロードしてください。電子申請については、国が用意している「建設業許可・経営事項審査電子申請システム（JCIP）」を使える都道府県も増えており、決算報告を電子申請の対象に含めている例もあります（出典：神奈川県 建設業許可・経営事項審査の電子申請について）。利用にはGビズIDの取得が必要です。JCIP自体は令和5年1月から運用が始まっています（出典：国土交通省 JCIP案内）。自社の許可行政庁が対応しているかどうかは、都道府県の建設業課に確認してください。

工事経歴書の書き方——日々の工事台帳から転記する

書類の中でいちばん手間がかかるのが工事経歴書です。その事業年度に完成した工事と、まだ終わっていない工事を、決められた順番で並べていきます。

経営事項審査を受けない会社の場合、書き方は比較的シンプルです。完成した工事を請負金額の大きい順に並べ、続けて「未成工事」という見出しを立てて、未完成の工事も請負金額の大きい順に並べます。元請・下請の別や、税込み・税抜きの表記は、都道府県の手引きで指定された形式に合わせます。経営事項審査を受ける会社は、元請工事の完成工事高が業種ごとの完成工事高の一定割合以上になるように記載順を調整するなど、追加のルールがあるので、自社が申請する都道府県の経審の手引きを確認してください。

架空の例で見てみます（実在の工事ではありません）。

このように、工事名・元請下請の別・請負金額・工期を、工事ごとに転記していく作業になります。逆に言えば、工事ごとの請負金額・工期・元請下請の別が、ふだんから工事台帳のような形で1か所にまとまっていれば、決算変更届の時期にあわてて過去の契約書や請求書を掘り返す必要がなくなります。工事経歴書の作成は、年に一度の特別な作業というより、日頃の記録を転記する作業だと捉えておくと、負担がだいぶ軽くなります。

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財務諸表の組み替え——税理士の決算書はそのまま出せない

税理士が作った決算書をそのまま提出できると思っている社長は少なくありませんが、これは誤解です。決算変更届で提出する財務諸表は、建設業法施行規則が定める建設業独自の様式（貸借対照表・損益計算書・完成工事原価報告書など）で作る必要があり、税務申告用の決算書とは科目の呼び方が違います（出典：大阪府 決算変更届 様式ダウンロードページ）。

代表的な読み替えは次のとおりです（出典：弥生株式会社「建設業会計とは？」）。

読み替え自体は機械的な作業に見えますが、勘定科目の対応関係を間違えると、貸借対照表の数字が合わなくなったり、経営事項審査を受ける際の指標がずれたりします。ここは実務の分かれ道で、顧問税理士に「建設業法様式まで作ってもらえるか」を確認する会社と、税務用の決算書をもとに自社で組み替える会社に分かれます。どちらが正解ということはなく、社内に組み替え作業ができる担当者がいるかどうかで判断すればよい部分です。組み替えに自信がなければ、この工程だけ行政書士や税理士に依頼するという選択肢もあります。

自分で出す手順5ステップと、行政書士に頼む判断

自分で決算変更届を作るなら、おおまかに次の順番で進めます。

1. 自社の許可行政庁（都道府県または地方整備局）の手引きを最新版で入手する
2. 工事台帳をもとに、工事経歴書と直前3年の工事施工金額を作成する
3. 税理士が作った決算書を、建設業法様式の財務諸表に組み替える
4. 納税証明書など、届出にあわせて必要な証明書を取り寄せる
5. 手引きに従って、窓口・郵送・電子申請のいずれかの方法で提出する

慣れれば数時間で終わる作業ですが、初めての年は手引きを読み解くところで時間を取られがちです。行政書士に依頼するかどうかは、自社の事務体制と時間の余裕で判断すればよい話です。工事台帳や日々の書類がきちんと整理されている会社であれば、転記作業が中心になるので自分で対応しやすくなります。逆に、工事ごとの請負金額や工期がその都度バラバラに管理されていて、決算変更届のたびに書類を探し直しているような会社であれば、当面は行政書士に依頼しつつ、並行して日頃の記録の残し方を見直す、という進め方も現実的です。

よくある質問

まとめ——決算変更届は「毎年の転記作業」にしてしまうのが一番ラク

決算変更届は、事業年度終了後4か月以内に提出する法定の届出で、放置すると許可の更新も業種追加もできなくなる、実害の大きい手続きです。必要書類は工事経歴書・工事施工金額・財務諸表が骨格で、財務諸表は税務用の決算書をそのまま出せない点に注意が必要です。

自分で出すか行政書士に頼むかは、どちらが正解というものではありません。ただ、工事ごとの請負金額・工期・元請下請の別を日頃から記録として残しておけば、決算変更届は「新しく調べて作る書類」ではなく「まとまっている記録を転記するだけの書類」になります。年に一度の重い作業だと感じている会社ほど、まずは日々の工事の記録の残し方から見直してみると、来年の決算変更届はだいぶ楽になるはずです。

なお、様式・提出部数・電子申請の可否といった細部は都道府県によって異なります。この記事の内容は一般的な整理にとどめているので、実際の提出にあたっては、自社の許可行政庁が公開している最新の手引きで確認してください。

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