脱・Excel、リアルタイム原価管理で「攻めの経営」へ

1.導入前の課題：Excel管理の限界と、属人化する現場の採算状況

①アナログな情報共有が引き起こす、タイムラグとミスの温床

コンクルーAIを導入する以前、当社ではすべての案件管理をExcelで行っていました。営業、営業事務、そして工事完了後に利益計算を行う担当者と、それぞれの部門で見積書や現場の情報を管理しており、部門間の情報共有は主に紙の書類を手渡しで行っていました。

吉田様「営業が受注した案件情報を紙で営業事務に渡し、営業事務はそれを工事責任者に渡す。工事責任者は現場でかかった費用をその紙に記入し、また事務に戻す…。このように、一つの情報が人と紙を行き来するフローだったので、二重入力の手間や人的なミスが起きやすい状況でした。」

②「終わってみないと利益が分からない」状態からの脱却

最も大きな課題は、工事の採算状況が工事責任者にしか分からなかったことです。工事期間中に費用が想定を上回っているのか、余裕があるのかといった重要な情報が、経営層や他部門にリアルタイムで共有されませんでした。

吉田様「工事が終わってから『実は赤字だった』と判明することも。これでは結果論でしか話ができず、問題が起きても途中で対策を打つことができませんでした。この状況を打破し、全社で一元的に情報を管理できるシステムを探していました。」

2.導入後の効果：リアルタイムな情報共有が会社を強くする

リアルタイムな原価把握で、工事中の「次の一手」が打てるように

①導入後、最も大きな変化は工事原価をリアルタイムで関係者全員が把握できるようになったことです。

吉田様「以前は工事責任者に聞かなければ分からなかった現場の費用状況が、今ではコンクルーAIを見れば一目瞭然です。経営者も事務員も、全員がタイムリーに情報を追えるようになりました。『この現場、少し費用がかかりすぎているから、やり方を変えよう』といった作戦の立て直しが工事の途中でできるようになったのは、非常に大きな進歩です。」

② 承認フローの迅速化とペーパーレス化

吉田様「以前は、作成した見積もりを確認してもらうために、一度会社に戻る必要がありました。今では、外出先からでもネットさえ繋がればすぐに確認・承認依頼ができるので、お客様への見積もり提出が格段に早くなりました。また、部署間の紙のやり取りも大幅に減り、ペーパーレス化にも繋がっています。」

クラウドの利点を活かし、業務スピードも向上しました。

3.全社員の意識改革へ。データで語る文化の醸成

最後に、コンクルーAIがもたらした最も大きな成果について、力強く語ってくださいました。それは単なる業務効率化に留まらない、会社全体の「文化の変革」でした。

吉田様

「一番大きな変化は、社員の意識が変わったことかもしれません。これまで一部の人間しか追えなかった『採算』という数字を、今では全員が見ることができます。これにより、営業も事務も、皆が『この現場はどうすればもっと利益を出せるか』と考えるきっかけになりました。

データを見て、皆で次の一手を考える。この文化が生まれたことこそが、当社にとって最大の資産です。これからは、この情報基盤を武器に、さらに会社を成長させていきたいですね。」