「事務作業の効率化」と「現場と事務の情報格差の解消」を同時に実現できました

1. 導入前の課題：紙・Excel・ドライブの併用と、時間を奪う「三重作業」

阿部様

「導入前の業務フローは、"いわゆる昭和的なやり方”の名残が色濃く残るものでした。案件の見積作成はまず、社長が手書きの紙に記入し、それを阿部様がExcelに転記。さらにそのデータを帳票出力用の別システムに再入力するという、1つの見積に対して3回手作業が必要な「三重入力」が常態化していました。」

阿部様

「この作業には1案件あたり4～6時間程度かかることもあり、月に数件でも数十時間が費やされる状況でした。さらに、手書き→Excel→帳票という流れの中で、転記ミスや数字のずれも起こりやすく、再確認や修正にも手間と神経を要するという非効率な運用が続いていました。」

加えて、現場の写真や資料はGoogleドライブで共有されていたものの、フォルダ構成が複雑で、案件ごとの整理がなされていない状態。写真が日付順に並んでいるだけのフォルダも多く、欲しい写真や図面を探し出すのに時間がかかっていたといいます。

また、LINE WORKSも同時に運用しており、案件ごとにドライブとLINE、社内共有用のExcelなどツールの多重化により、どこに最新情報があるかを探すこと自体が業務の一部になってしまっている状態でした。特に新しく入ってきた社員や現場職人にとっては、情報を探すことすらハードルが高く、「聞くのが一番早い」と属人依存を助長していた面も否めません。

阿部様は「情報はあるけれど"見つけられない・探せない・届かない”という状況だった」と振り返り、日々発生する小さなストレスと時間ロスが積み重なり、大きな業務負担になっていたことを実感していたといいます。

2. 導入後の効果：三重作業が1/3に、現場も“ドライブ離れ”へ

導入後の最大の変化は、AI-OCRを使った見積作成時間の大幅短縮です。

阿部様

「手書きの見積書をスマホで撮影すれば、数秒で8～9割が自動入力され、手作業の修正は数カ所のみ。

これにより、最長6時間かかっていた作業が4時間削減され、2時間以内に完了するようになりました。」

また、職人や新入社員もスマホから案件名を選ぶだけで、写真や資料に即アクセスできるようになり、現場の定着度も進んでいるとのことです。

阿部様

「私が最も重視したのは、現場でも見やすく、スマホアプリで簡単に操作できるかどうか。他社製品ではパソコン中心の設計が多く、現場慣れした社長や職人には使いづらいと判断しました」

阿部様

「その点、コンクルーAIはスマホでも案件ごとの写真・書類を一覧で確認できる設計がされており、「現場目線のUI」であることが大きな安心材料となりました。」

更に「営業さんが熱意を持って説明してくれたことも、導入の大きな決め手になりました」と語ります。

3. 伴走サポートへの信頼感と、社内文化の変化

導入後もサポート体制は非常に丁寧で、LINEでの問い合わせにもすぐ返答があり、「導入して終わりではない安心感がある」と高く評価されています。

実際に、職人・事務・経営のすべての層で「情報が見える」ことの価値が浸透し、誰かに聞かずとも、自分で確認できる文化が根づいてきたとのこと。

「導入の目的は使ってもらうこと」と語る阿部様の姿勢が、社内の変化を後押ししています。