一人親方が経費にできるもの・できないもの一覧！家事按分も徹底解説

経費の意味

経費とは、事業を行うために必要となった費用のことです。

一人親方の場合は、住宅や建物の施工に必要な材料費や工具代、現場までの交通費、外注費など、仕事を進めるために支出した費用が経費に該当します。

一方で、支出した費用が全て経費として認められるわけではありません。事業との関連性があるものだけが経費です。

具体的にどのような支出が経費になるのかは、後ほど詳しく解説します。

経費と所得の関係

一人親方が納める税金は、売上ではなく所得を基に計算されます。所得とは、売上から事業に必要な経費を差し引いた金額です。

例えば、年間の売上が1,000万円で、経費が700万円だった場合、所得は300万円となります。一方、経費が300万円であれば、所得は700万円です。

同じ売上でも、経費の金額によって所得は大きく変わります。そのため、一人親方にとっては売上だけでなく、必要経費を適切に把握することが重要です。

経費が節税につながる理由

経費を適切に計上することが節税につながる理由は、所得税や住民税などが所得を基に計算されるためです。

日本の所得税には「超過累進税率」が採用されており、課税所得が高くなるほど高い税率が適用されます。ただし、所得全体に同じ税率がかかるのではなく、所得金額を区分ごとに分け、それぞれの区分に応じた税率で税額が計算されます。

また、確定申告で算出した所得は、所得税だけでなく住民税や国民健康保険料などの計算にも影響します。そのため、本来経費として計上できる支出を漏れなく計上することで、税負担を適正な水準に抑えられる場合があります。

ただし、節税を目的として必要のない支出を増やすことは、本末転倒です。大切なことは、事業に必要な支出を正しく経費として計上し、本来納めるべき税額を適切に申告することです。

材料費・工具・消耗品費

材料費・工具・消耗品費は、一人親方が最も支出する機会が多い経費の1つです。

住宅や建物の施工に使用する木材やコンクリート、ビス、塗料、配管資材などの材料費に加え、インパクトドライバーや丸ノコなどの工具、作業着、安全靴、ヘルメット、文房具など、事業に必要な物品の購入費が該当します。

なお、工具や備品のうち、取得価額や耐用年数によっては、一括で経費計上できず減価償却の対象となる場合があります。

また、材料費では「いつ購入したか」だけでなく、「いつ使用するものか」も重要です。例えば、年末に大量の資材を購入した場合でも、12月31日時点で未使用の材料や翌年以降の工事で使用する予定の在庫は、棚卸資産として翌期に繰り越す必要があります。

購入しただけで当期の経費に計上すると税務調査で修正を求められる可能性があるため注意しましょう。

現場への移動・車両にかかる費用

現場への移動にかかる費用や車両の維持費は、一人親方が日常的に支出する代表的な経費です。

経費として計上できるものには、高速道路料金、電車代、バス代、タクシー代、コインパーキング代、遠方の現場で必要となった宿泊費などがあります。いずれも、事業のために支出した費用であることが条件です。

車両に関する費用も、事業で使用しているものであれば経費として計上できます。ガソリン代や高速道路料金の他、車検費用、修理代、オイル交換費用、自動車保険料、自動車税なども対象です。

ただし、仕事とプライベートで同じ車を使用している場合は、事業で使用した割合のみを経費として計上する「家事按分」が必要です。家事按分の具体的な方法については、後ほど詳しく解説します。

事務所・作業場の維持にかかる費用

事務所や作業場を維持するために必要な費用も、事業に関連するものであれば経費として計上できます。

例えば、事務所の家賃や資材置き場として利用しているレンタル倉庫の利用料、現場用車両の月極駐車場代などが該当します。また、自宅の一部を事務所や工具・資材の保管場所として利用している場合は、事業で使用している部分について家賃の一部を経費として計上できます。

自宅兼事務所の場合は、事業で使用している面積や使用状況に応じて家事按分を行う必要があります。

また、電気代やガス代、水道代などの水道光熱費も事業で使用した分については経費として計上できます。

通信・事務にかかる費用

元請けとの連絡や図面の共有、見積書・請求書の作成など、事務作業に必要な費用も経費として計上できます。

代表的なものとして、仕事で使用するスマートフォンの通話料・通信料、事務所や自宅兼事務所のインターネット回線料、現場で図面を確認するためのポケットWi-Fiの利用料、切手代やレターパック代などが挙げられます。また、コピー用紙やプリンターのインク、電卓、ファイルなどの事務用品も、事業で使用するものであれば経費になります。

スマートフォンやインターネット回線をプライベートと兼用している場合は、事業で使用した割合に応じて家事按分を行う必要があります。

取引先との関係づくりに必要な費用

一人親方にとって、元請会社や協力会社との信頼関係を築くことや、新たな仕事を獲得するための活動は事業を続ける上で欠かせません。そのため、営業活動や取引先との関係づくりに必要な支出は、事業との関連性が認められる場合に経費として計上できます。

代表的なものには、取引先との打ち合わせを兼ねた飲食代、お中元・お歳暮などの贈答品代、事業関係者への祝儀や香典の他、自社ホームページの制作・運営費や名刺の作成費用、車両に貼る屋号ステッカーの制作費などがあります。

接待交際費は税務調査で確認されやすい項目の1つです。領収書だけでなく、「誰と」「何の目的で」利用したかをメモしておくと、後から事業に関する支出であることを説明しやすくなります。祝儀や香典など領収書が発行されない支出については、出金伝票を作成し、案内状などと一緒に保管しておくと安心です。

税金・保険・組合費

事業を行う上で支払う税金や保険料、組合費の中には、経費として計上できるものがあります。

代表的なものとして、請負契約書に貼付する収入印紙の印紙税や個人事業税、事業用車両の自動車税、事業用建物の固定資産税などが挙げられます。

また、工事中の事故や第三者への損害賠償に備える工事保険や賠償責任保険の保険料、一人親方組合や商工会などへ支払う組合費や会費、事務手数料なども、事業に必要な支出であれば経費として計上できます。

家族への給与（専従者給与）

原則として、家族へ支払う給与やお小遣いは経費として計上できません。

ただし、青色申告をしている場合は、「青色事業専従者給与」の制度を利用することで、一定の要件を満たした家族へ支払う給与を必要経費として計上できます。

対象となるのは、生計を一にする配偶者や親族が、事業に専ら従事している場合です。また、事前に「青色事業専従者給与に関する届出書」を税務署へ提出していることや仕事内容に見合った適正な金額であることなどの条件があります。

生活費やプライベートの支出

事業と関係のない生活費やプライベートの支出は、原則として経費に計上できません。

例えば、家族との外食代やスーパーで購入した食料品、普段着やスーツなど私生活で使用する衣類の購入費は、事業に必要な支出とは認められないため、経費にはなりません。

また、飲食代やガソリン代などは、事業との区別がつきにくい支出として税務調査でも確認されることがあります。仕事で利用したものであることを説明できない場合は、経費として認められない可能性があります。

経費として計上できないケースは次のとおりです。

• 家族との外食代や旅行費
• スーパーで購入した食料品や日用品
• プライベートで着用するスーツや私服
• 家族サービスを目的とした飲食代

また、友人との飲み会も、事業との関連性がなければ経費にはなりません。仕事の相談をしたという理由だけでは十分とはいえず、取引先との打ち合わせや営業活動など、事業上の目的があることを説明できるかどうかが重要です。

「仕事のついで」「仕事の話もした」というだけで経費にするのではなく、その支出が事業のために必要だったかを基準に判断しましょう。

個人にかかる税金・社会保険料

事業を営むために支払うものではなく、個人に対して課される税金・社会保険料は、事業の必要経費として計上できません。

経費にできない代表的なものは、次のとおりです。

• 所得税
• 住民税
• 国民健康保険料
• 国民年金保険料

これらは経費にはなりませんが、国民健康保険料や国民年金保険料は、確定申告で「社会保険料控除」の対象となります。忘れずに申告することで、課税所得を減らせます。

また、一人親方が特別加入制度を利用して支払う労災保険料も、必要経費ではありません。国民健康保険料などと同様に、確定申告では社会保険料控除として取り扱います。

事業主本人のための支出

一人親方は個人事業主であるため、自分自身に対する給与や福利厚生費は、原則として経費に計上できません。

体調管理のために必要だと感じる支出であっても、基本的には個人的な支出として扱われます。

経費に認められない項目は次のとおりです。

• 事業主本人の健康診断代や人間ドック費用
• 整体・マッサージ代
• スポーツジムの月会費

なお、個人事業主は、会社のように事業主へ給与を支払うという仕組みそのものがありません。事業で得た利益は、「売上から必要経費を差し引いた所得」として事業主本人の収入になります。そのため、毎月一定額を生活費として事業用口座から引き出したり、別の口座へ振り込んだりしていても、それを経費として計上できません。

反則金・延滞税などのペナルティ

法令違反に対する反則金や国や自治体から科されるペナルティも経費として計上できません。

これは、法律違反や申告漏れに対する制裁という性質を持つ支出であり、事業に必要な費用とは考えられていないためです。

経費にならないケースは次のとおりです。

• スピード違反や駐車違反などの反則金・放置違反金
• 交通違反に伴って発生したレッカー移動費用
• 延滞税や過少申告加算税、無申告加算税、重加算税

現場への移動中や業務中に発生したものであっても、反則金や加算税などのペナルティを経費として計上することはできません。事業に関係する支出であっても、その性質によって経費になるかどうかは異なるため注意しましょう。

家事按分とは

家事按分とは、事業とプライベートの両方で使用している支出について、事業で使用した割合のみを経費として計上する方法です。

例えば、自宅兼事務所の家賃や光熱費、自家用車の維持費、スマートフォンの通信費などが代表的な対象です。

按分割合は一律ではありません。使用面積や使用時間、走行距離、利用日数など、支出の内容に応じた合理的な基準で算出します。

自宅兼事務所の家賃・水道光熱費

自宅の一部を事務所や工具・資材置き場として利用している場合は、家賃や水道光熱費のうち、事業で使用している分を経費として計上できます。

家賃を按分する際は、事業で使用している面積を基準に計算する方法が一般的です。

例えば、家賃10万円、床面積50㎡の住宅で、そのうち10㎡を工具や資材の保管、見積書や請求書の作成など、仕事専用のスペースとして使用している場合を考えてみましょう。

この場合、事業で使用している割合は「10㎡ ÷ 50㎡ = 20％」です。そのため、家賃10万円のうち20％にあたる2万円を経費として計上できます。

一方で、リビングやダイニングで空いた時間に少し見積書を作成する程度では、その部屋全体を仕事用スペースとして計算することは難しいでしょう。どの場所を仕事で使用しているのかを、面積などの客観的な基準で説明できることが大切です。

また、電気代などの光熱費も、事業で使用した分については経費として計上できます。例えば、毎日2時間ほど自宅で見積書を作成したり、現場で使用する工具のバッテリーを充電したりしている場合は、その使用時間を基準に按分する方法が一般的です。

なお、水道代やガス代も、事業で使用している実態があれば家事按分の対象になる場合があります。ただし、一人親方の場合は仕事で使用する割合が少ないケースも多いため、実際の使用状況に応じて慎重に判断しましょう。

車両費・ガソリン代

仕事とプライベートで同じ車を使用している場合は、事業で使用した割合のみを経費として計上します。走行距離や使用日数を基準に計算する方法が一般的です。

例えば、月曜日から土曜日までの週6日間は現場への移動や資材の運搬に使用し、日曜日だけ家族との買い物や外出で使用している場合を考えてみましょう。

この場合、事業で使用している割合は「6日÷7日 = 約85％」となります。そのため、ガソリン代や車検費用、任意保険料、自動車税、オイル交換費用などは、85％を経費として計上できます。

一方で、休日の買い物や旅行など、プライベートで使用した分まで経費にすることはできません。仕事と私用の両方で使用している場合は、日数や走行距離など、実際の利用状況に応じて按分割合を決めることが大切です。

例えば、毎月のガソリン代が2万円で、事業で使用している割合が85％であれば、経費として計上できる金額は2万円 × 85％ = 1万7,000円です。このように、車に関する維持費は按分割合を掛け合わせて計算します。

スマホ・通信費

元請会社との電話やメール、現場写真の送信、図面の確認、資材の発注など、一人親方にとってスマートフォンは仕事に欠かせない道具の1つです。

スマートフォンを仕事とプライベートで兼用している場合は、事業で使用した割合に応じて通信費を経費として計上します。基本的には仕事で使用した時間や通話履歴、通信の利用状況などを基準に、合理的な割合を算出する方法が一般的です。

例えば、毎月のスマートフォン料金が1万円で、仕事で使用している割合を50％と判断した場合は、1万円 × 50％ = 5,000円を通信費として経費に計上できます。

重要なことは、「なぜ50％なのか」を説明できることです。例えば、日中は元請会社や取引先との連絡に使用し、夜間や休日は主にプライベートで利用している場合は、その利用実態を基に按分割合を決めます。

また、通話履歴や利用明細、スケジュールなど、仕事で使用していることが分かる記録を残しておくと、後から按分割合を説明しやすくなります。

なお、仕事専用のスマートフォンやSIMを契約している場合は、事業専用で使用していることが明確であれば、通信費を全額経費として計上できるケースもあります。

家事按分の基準は毎年統一する

家事按分で最も重要なのは、一度決めた基準を毎年継続して使うことです。

例えば、自宅の床面積の20％を仕事専用スペースとして家賃を按分している場合、翌年も生活環境に変化がなければ、同じ20％を基準に計算するのが基本です。

「今年は利益が多いから50％に増やそう」などと、その年の利益に合わせて按分割合を変更することは適切ではありません。按分割合は節税のために決めるものではなく、実際の使用状況に基づいて決めるものだからです。

もちろん、引っ越しをして仕事部屋が広くなった、仕事専用車を購入した、スマートフォンを仕事専用とプライベート用で分けたなど、事業での使用状況が変わった場合は、按分割合を見直して問題ありません。

大切なことは、「なぜこの割合なのか」を毎年同じ基準で説明できることです。

事業用の口座やクレジットカードを分ける

事業用の銀行口座やクレジットカードを用意することは、経費管理を効率化するだけでなく、確定申告や税務調査への備えとしても有効です。

プライベート用の口座やクレジットカードで材料費やガソリン代を支払っていると、確定申告の際に「これは仕事」「これは生活費」と1つ1つ仕分ける必要があります。取引が増えるほど確認作業に時間がかかり、経費の計上漏れや入力ミスも起こりやすいです。

また、税務調査で取引内容の確認を求められた場合も、事業用とプライベート用が混在していると、事業に関係する支出を説明するために多くの取引を確認しなければならないケースがあります。

事業を始めたら、できるだけ早い段階で「仕事のお金」と「生活のお金」を分けて管理する習慣をつけることが、日々の経理だけでなく、確定申告や税務調査への備えにもつながります。

現金払いを減らす

一人親方は、現場近くのホームセンターで資材や工具を購入したり、高速道路料金や駐車場代を支払ったりと、現金を使う場面が少なくありません。しかし、経費管理を効率化するためには、できるだけ利用履歴が残る支払い方法を活用することをおすすめします。

現金払いは、レシートや領収書を紛失すると、後から支出内容を確認することが困難です。一方で、クレジットカードや電子マネーで支払っていれば、利用日や店舗名、支払金額などが明細に残るため、帳簿への入力や支出の確認ができます。

現金払いを完全になくす必要はありませんが、仕事で発生する支払いは、できるだけ履歴が残る方法を選ぶことで、経費管理や確定申告がスムーズになります。

会計ソフトを活用する

最近のクラウド会計ソフトは、銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引データを自動で取り込めます。そのため、毎回レシートを見ながら帳簿へ入力する手間を大幅に減らせます。

また、一度勘定科目を登録すると、同じ取引は自動で仕訳候補として表示されるサービスもあります。

例えば、

• ホームセンターで工具や資材を購入した場合は「消耗品費」
• ガソリンスタンドで給油した場合は「車両費」
• 一人親方組合の会費を支払った場合は「諸会費」

といったように、過去の入力内容を基に候補を表示してくれるため、毎回勘定科目を考える必要がありません。

また、確定申告の時期になってから1年分の領収書をまとめて入力する必要がなくなる点も大きなメリットです。日々の取引をこまめに取り込んでおけば、帳簿は自然と出来上がっていくため、申告時の作業負担を大きく軽減できます。

クラウド会計ソフトには利用料金がかかりますが、経理作業の時間短縮や入力ミスの防止につながるため、本業に集中したい一人親方にとっては導入を検討する価値があるでしょう。

コンビニで買った飲み物は経費になるか

コンビニで購入した飲み物が経費になるかどうかは、「誰のために、どのような目的で購入したか」によって判断されます。

例えば、自分が現場で飲むお茶やコーヒー、スポーツドリンクなどは、生活費として扱われることが多く、経費として認められないケースが多いです。

一方で、現場に「応援」で来てくれた職人や元請会社の担当者へ差し入れした飲み物や、打ち合わせ時に購入した飲み物などは、事業との関連性が認められれば、接待交際費や会議費などとして経費に計上できる場合があります。

重要なことは、「仕事のために購入したこと」を説明できることです。例えば、レシートの余白やメモに「○月○日・○○現場・応援職人への差し入れ」「○○工務店との打ち合わせ用」など、購入目的を記録しておくと、後から支出内容を確認できます。

領収書をなくしたら経費にできないか

経費として認められるかどうかは、領収書の有無だけで決まるものではありません。重要なのは、「事業に必要な支出であり、実際に支払ったこと」を説明できるかどうかです。

例えば、自動販売機で購入した応援職人への差し入れのコーヒーや飲み物、元請会社関係者のお通夜で包んだ香典、現場近くの領収書が発行されない無人パーキングの利用料金などは、そもそも領収書が発行されません。このような支出は、そのままにするのではなく、出金伝票を作成して支払いの事実や利用目的を記録しておくことが大切です。

ただし、領収書やレシートを受け取れる場合は、できるだけ保管しておきましょう。出金伝票は、領収書がない場合の補足資料として活用することが基本です。

作業着は全て経費になるのか

作業着であっても、事業で使用するものかどうかによって判断されます。

現場で着用する安全靴やヘルメット、空調服、作業着、ニッカポッカ、防寒着など、仕事で使用することを目的に購入したものは、事業に必要な支出として経費に計上できます。

一方で、普段着としても着用できるスーツや私服、一般的なカジュアルウェアなどは、仕事で着る機会があったとしても、生活費と判断される可能性があります。

判断のポイントは、「事業専用の衣類といえるかどうか」です。

例えば、現場で汚れることを前提に使用している作業着や安全性を確保するための安全靴などは、仕事で使用することが明確です。一方で、普段着と区別がつきにくい衣類は、事業専用であることを説明する必要があります。

作業着を購入した際は、領収書だけでなく、どのような用途で使用しているのかも把握しておくことが大切です。

青色申告と白色申告どちらも経費は同じか

経費として認められる基準は、白色申告でも青色申告でも同じです。

材料費や工具代、車両費、通信費など、事業に必要な支出であれば、白色申告・青色申告のどちらでも必要経費として計上できます。

そのため、「青色申告でないと経費にできない」「白色申告は経費が少なくなる」ということはありません。